El «Come No Conformidades» – La Historia (casi) Interminable

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El Come No Conformidades: La Historia (casi) Interminable.

No hay texto alternativo para esta imagenEn nuestro camino para conocer mejor el funcionamiento de las normas de certificación de calidad y seguridad alimentaria he pensado que una de las primeras paradas debe ser cómo se gestiona las no conformidades en IFS, BRCGS o FSSC 22000. Es decir, qué ocurre una vez que “El Come No Conformidades” ha entrado en nuestra empresa y ha pegado algún que otro bocado. Sé que su presencia es molesta (huele a producto caducado) pero conservemos la calma. Lo primero, no pasa nada, nadie es perfecto. Lo segundo, este bichejo nos resulta imprescindible para mejorar nuestros procesos. Tercero, está relacionado con un requisito KO/Fundamental. Cuarto, en mi experiencia son frecuentes los errores en la gestión de las no conformidades. Y, finalmente, tan gratuito como extraño, tiene relación con el auryn de la Historia Interminable. Sigamos leyendo que lo resolvemos en un pis pas.

Cuando se detecta una no conformidad en auditoría interna o de certificación, la Organización además de solucionar la no conformidad (aplicar la “corrección”) debe emprender medidas para actuar sobre la causa, es decir, evitar que vuelva a ocurrir en el futuro (aplicar la “acción correctiva”). Por otra parte, en BRCGS e IFS Food (en la nueva versión 7) se habla de causa raíz. Y esto tiene su miga. ¿Hasta qué nivel de análisis debemos bajar? ¿Cuántas veces tenemos que preguntarnos de dónde viene el origen de la causa?

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Me temía que iba a ocurrir, al hacer tantas preguntas he mostrado un signo de debilidad, ya tenemos encima a “El Come no conformidades”. Y eso tiene una explicación muy sencilla. Como acabo de comentar, la adecuada gestión de las acciones correctivas es un requisito y donde hay un requisito puede haber incumplimiento. Lo que nos lleva al título del principio. Si en la auditoría de 2020 detectamos una desviación en un tema concreto y en la de 2021 vuelve a ocurrir, esta vez tendremos dos desviaciones, una frente al requisito que hemos reincidido (¡ay pecador!) y otro frente al requisito de acciones correctivas.

¿Qué pasaría en 2022 si volvemos a caer en lo mismo? ¿y en 2023? ¿Se convierte en la Historia Interminable? No, porque es un requisito Fundamental/KO así que el final ya os lo imagináis (podéis leer mi anterior publicación “Presentación”). No es que venga Fújur y Atreyu volando a llevarse nuestro certificado, pero casi.

Hablando de dragones de la suerte y personajes simpáticos, tenemos a CC para darnos algunas ideas para hacerlo mejor.

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No olvidemos que le encantan las cosas bien hechas (para zampárselas) y hace poco que estuvo en una empresa que hacía una buena gestión de las acciones correctivas. Me ha dictado lo siguiente:

1.      Mejor si tu formato de registro tiene campos separados. Con una sección para las correcciones y otra diferente para las acciones correctivas.

2.      Registra primero las acciones de la corrección.

3.      Luego investiga muy bien la causa. Tómate tú tiempo y reúnete con la gente involucrada. Si lo haces tú solo es posible que te equivoques o pierdas información relevante. Preguntaos al menos 3 veces el porqué, no a la vez (no se trata de fustigarse), sino de manera secuencial. Es decir, el segundo porqué sobre la primera respuesta y así sucesivamente, hasta llegar al origen (causa raíz). Documenta el resultado.

4.      Ahora, olvídate de la corrección (pero no la taches sin que pueda leerse que eso es No Conformidad) que has propuesto. Céntrate solo en la causa (“be water my friend”) y propón al menos una acción para actuar sobre ella. Documenta el resultado. Aviso para navegantes, puede que no tenga nada que ver con la no conformidad (¡parece magia!). Además, evitará que esa no conformidad vuelva a ocurrir.

5.      Haz un pequeño control de si la acción correctiva está bien planteada. Suele salir gato por liebre si:

a.      La corrección y la acción correctiva son lo mismo, o casi.

b.      La acción correctiva consiste en aplicar un control que no evita que vuelva a ocurrir, sino que hace que se detecte antes.

c.      Se queda en una formación puntual o un acta de reunión dónde se notifica lo que ha pasado o “se recuerda la importancia de XXXX”.

6.      Propón plazos de aplicación, responsables, controles para su seguimiento…en el conjunto de campos de “acciones correctivas”.

7.      Haz el seguimiento con la frecuencia que consideres, pero nunca cierres la acción correctiva hasta estar seguro de que ha sido eficaz. ¡Puede que necesites meses para saberlo!

Si sigues estos sencillos pasos, al año siguiente tendrás a CC dando palmadas de alegría, a “El Come No conformidades” enfurruñado y por supuesto, una mejor empresa.

Bueno, esto es todo amigos. Espero que os haya gustado, y sobre todo, que os ayude a hacerlo mejor.

Diego.

Pd. Fuente auryn: emmettelliso215.

FUENTE: Publicado en Linkedin 18.10.2020. Si quieres dejar tu opinión, recomendación o quieres compartirlo, no lo dudes. Puedes hacerlo directamente en Linkedin usando el siguiente enlace: https://www.linkedin.com/pulse/el-cnc-presentaci%25C3%25B3n-diego-conesa-zamora/?trackingId=t%2FEmABRlTUWrfneezHoKzA%3D%3D