Ya estamos acabando el año y el Come No conformidades (CNC) está muy satisfecho. Como se dice en el sector primario, ha sido una buena campaña, y las perspectivas de la que viene son muy halagüeñas. Quiere aprovechar estas fechas tan entrañables para compartir sus logros, que son el resultado de nuestros defectos.
Muchas veces atribuimos las causas de las No conformidades a fallos, despistes del personal, y lo arreglamos con formación, charlas y recordatorios. No está mal, pero si solo hacemos eso, corremos el riesgo (probabilidad=3 en tu APPCC) de que nos vuelva a pasar. Si te interesa un poco más ese tema, te recomiendo que leas la publicación “El Come No Conformidades La historia (casi) interminable” disponible en https://www.linkedin.com/pulse/el-come-conformidades-la-historia-casi-interminable-conesa-zamora)
Pues hace nada que el CNC me comentaba lo bonito que es su saco, lo bien cebadito que está de procedimientos “buenos buenos”. De esos que se sacan solo en las auditorías para luego dejarse bien archivaditos en su respectiva carpeta de Windows en modo solo lectura (por si lo dudabas CNC no espera que guardes nada en cajones, eso es de gente mayor, el surfea perfectamente por internet, se maneja estupendamente con las nuevas tecnologías y hace unos vídeos en Tik Tok cachondísimos) Si les echamos un vistazo, apenas reflejan la realidad del día a día y tienen algún que otro corta pega mencionando aspectos de un sector que no le corresponde a la compañía. Como No conformidad no es que sea algo muy original, pero para él son sus croquetas (¿a quién no le gustan?) un clásico que nunca falla.
Con esto quiero dar un llamada de atención a lo importante que son los procedimientos e instrucciones internas. Son la ley de la empresa. Nuestros Reglamentos, Reales Decretos, Decretos…Su propósito es formalizar (y asegurar) una sistemática, que debe ser respetada por todos. Recuerda una máxima de los sistemas de gestión; el error no es del trabajador, sino del sistema que, tal y como está diseñado, ha permitido que ocurra. Lógicamente existe el olvido, pero la medida más eficaz suele venir de la mano de un buen procedimiento. Pero, ¿Cómo saber si es bueno? Pues me encantaría ayudarte, pero me he quedado en blanco, mirando el espumillón del gorro de CNC. Menos mal que ya está aquí quien tú y yo sabemos, dice que aún no está listo, que tiene una sorpresita para alegrarnos un poco y que, mientras se encaja el disfraz, os traslade unos consejillos:
«Un buen procedimiento suele reunir las siguientes características:
1. Es conciso. Si lo lees, sabes a qué se refiere y quién debe hacer qué. No es como una receta de tu abuela. Es decir, si sigues lo que dice, cualquiera (con la formación adecuada, tampoco nos emocionemos) puedes reproducir las actividades en él recogidas. Nada de “se deja bien limpio” o “se pasan los patrones para verificar el detector”. Es como si te dijera que la cebolla se aparta cuando esté en su punto.
2. Va al meollo. Al quid de la cuestión. No alargues innecesariamente el documento. Conseguirás que nadie se lo lea. Sí, el auditor resoplará al ver 40 páginas al abrir la instrucción de control de metacrilatos, pero ¿ese es el camino para la mejora?
3. Refleja la realidad. Debe ajustarse como un guante, no como una bufanda. Escríbelo con la gente que interviene en el proceso, no se lo entregues como si hubiera caído así del cielo (o del falso techo, si tienes)
4. Tiene en cuenta las normas en las que estás certificado y a los clientes que les trabajas. Revisa bien la norma, tómate tu tiempo y también los contratos, especialmente si vendes con marca del distribuidor.
5. De fácil lectura. No es que tenga que ganar el premio Planeta, pero escríbelo para que sea pueda leer hasta el final sin necesitar un antiácido. Para ello puedes usar fotos (¡sí, existen!) figuras o diagramas de flujo.
6. Debe evolucionar. No tengas miedo de ir actualizando el documento conforme vaya siendo necesario. Especialmente cuando cambia la versión de la norma o has tenido reclamaciones o incidencias internas. Un buen procedimiento no es como el vino, no mejora con los años.
7. Implantado. Seguido por las personas que les aplica, siempre.
8. Conocido y accesible. No debe ser el secreto mejor guardado de la empresa (salvo que sea el plano de las zonas sensibles de Food defence o las cartas del buzón de denuncias) Para que todos los involucrados lo puedan cumplir, lo primero es que puedan leerlo sin tener que pedir una audiencia al Papa o resolver un puzzle de 10000 piezas.
9. Auditado. Inclúyelo en tu plan de auditorías internas. Verifica que sigue ajustado a la realidad.
10. …
No te digo las ganas con las que se ha quedado para tratar de llegar a 10, pero lo importante no son los números redondos o que quede más chahi, sino que el texto dure lo que tiene que durar (como un procedimiento)».
Y aquí terminan las palabras de CC.
Por último, no quiero acabar esta publicación sin aprovechar para desearos lo mejor para estos días tan especiales, pese a todas las limitaciones a las que nos hemos enfrentado y las que nos quedan. Merecen mucho la pena los esfuerzos que tenemos que mantener para que, por estas fechas, el año que viene sean como las que hemos tenido siempre.
Mucho ánimo en lo personal y profesional.
Con mis mejores sentimientos y de CC:
¡¡Felices Fiestas!!
¡Nos vemos en 2021!
Diego.
Pd. y al CNC ¡ni agua!
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