Burla burlando ya ha pasado enero de 2021 y es habitual que muchos de nosotros debamos tener claros los objetivos para este año. Es un gran quebradero de cabeza para bastantes responsables de calidad y consultores y un estupendo campo bien abonado para que el Come No Conformidades (CNC para los lectores más fieles, o al menos los que tienen más memoria) se ponga las botas. Si te pilla esto de primeras y no conoces la dieta de este curioso y omnipresente personaje de las auditorías, puedes informarte en “El CNC- Presentación”, disponible en https://www.linkedin.com/pulse/el-cnc-presentaci%C3%B3n-diego-conesa-zamora.
Personalmente (y no quiero decirlo muy alto porque se me sube el bicho este a la chepa y no veas lo que cuesta sácarselo de encima) veo díficil definir objetivos de seguridad alimentaria, pero no debería serlo tanto si no lo hemos dejado todo para el último día, seguimos una metodología y contamos con el apoyo de la Dirección. Pero, ¡alto!, ya veo esa sonrisa de autocomplacencia y justificación. Seamos críticos con nosotros mismos; la Dirección tiene responsabilidad, pero como técnicos en la gestión tenemos unos deberes, y si no los hacemos con antelación, lo más fácil es que el resultado sea un churro de objetivo (que el CNC se zampará tan ricamente con un tazón de chocolate bien caliente).
Vamos a ir un poco al fondo de esto, a ver si damos con la tecla. Tenemos al Come Conformidades (CC) que, aunque algo tarde (¡por favor, no se lo tengáis en cuenta, que le afecta muchísimo!), entra en 2021 muuy fuerte.
¡Gracias, CC! ¡Qué bueno que llegaste! Cuéntanos, cuéntanos.
Aunque no soy un experto en la materia, sé apreciar el trabajo bien hecho y te recomiendo aplicar SMART (he tenido momentos de inolvidable pitanza con objetivos que cumplían dicha regla). Seré breve porque todos sabemos que en internet hay gente que sabe más que yo de esto y está a un clic. SMART es un acrónimo con juego de palabras, pues en inglés quiere decir espabilado, inteligente.
- Specific (específico): Deben ser detallados, concretos, para saber qué es lo que quiero conseguir exactamente. Nada de «mejorar la gestión del proceso de no conformidades». Mejor «reducir el número de no unidades rechazadas por el detector de metales».
- Mesurable (medible): Deben poder medirse para luego poder conocer si lo estoy consiguiendo (y tomar medidas a tiempo). Aplicado al caso anterior: «Reducir en un 50% el número de unidades rechazadas por el detector de metales».
- Achievable (alcanzable): No son la carta a los Reyes Magos. Igual ese 50% de reducción queda de fábula en un escaparate, pero es irreal, completamente inasumible para la empresa.
- Relevant (relevante): Tienen que ajustarse a la empresa, ir en línea con lo que se hace, con la visión y misión de la compañía y, esto te sonará, alineados con la Política. Si jamás hemos tenido rechazos por el detector, no habrá nada que mejorar ahí, busca en otro sitio.
- Timely (temporal, acotado en el tiempo): Debemos comprometernos a un plazo, si no, se eternizan y no se ejecutan. El plazo debe ser realista y proporcionado a la dificultad de la gesta. Recuerda, puedes marcártelo a más de un año vista.
Auque no viene en el acrónimo, que no se te olvide asociar al objetivo las diferentes actividades que será necesario realizar para lograr tan noble propósito (mejorar la inocuidad alimentaria lo es, pues contribuyes a la salud de miles o cientos de miles de personas), incluyendo responsables y plazos para cada una de ellas.
Y dirás, «eso majo, ya lo sé, es la teoría y es fácil en el papel, ¿pero cómo llevarlo a la práctica de una empresa alimentaria?».
Déjame que empiece con malas prácticas, para que el que acaba de llegar se situe. Muchos malos objetivos suelen serlo porque se repiten de un año a otro, porque valen para cualquier empresa, porque se logran con 50 € o porque implican cumplir algo que ya exige la norma o legislación. Algunos ejemplos: «formar en higiene alimentaria a todo el personal de producción», «implantar un Plan de cultura en seguridad alimentaria», «contar con el 100% de proveedores homologados» o «tener 0 no conformidades de seguridad alimentaria».
A veces marcamos objetivos que en realidad ya no son un reto para la empresa y se han convertido en un estándar, como «tener un 99% de cumplimiento en las inspecciones a planta».
Otro error común es que no participen el resto de departamentos, y al final sea Calidad quien haga el trabajo y luego, tenga escaso éxito porque al resto le viene como algo impuesto o que no se ajusta a su realidad.
Algo que también ocurre es dejarlo cojo. Es decir, clavamos el SMART (¡qué pintaza!) pero luego no decimos qué acciones vamos a tomar para lograrlo. Veamos: «Tener nivel A en BRCGS» (cuando la última vez tuvimos B). Me gusta, pero no lo compro. ¿Qué seguimiento le vas a hacer cada 3 meses? ¿Te lo jugarás todo al 17 rojo el día de la auditoría (a los 12 meses de establecer el objetivo)? No olvides definir (documentar) las actividades de apoyo que antes comentaba.
Bueno, creo que ya está bien de negatividad, váyamos a lo positivo (¡bien!). ¿Qué puedo recomendaros? En primer lugar, no hay un objetivo que valga para todo el mundo porque cada empresa es un mundo. En una puede ser crucial y en otra una barbaridad (no alcanzable) o irrrelevante (se consiguió hace décadas), así que lo detallado a continuación es solo una guía.
Importante para continuar: debes haber hecho antes los deberes; esto es, tener indicadores, saber medir tus procesos (productivos y de gestión), disponer de herramientas que te permitan tener datos. Te permitirá algo muy valioso: ¡tener registros! ¿Nos suena «lo que no se registra no se puede medir y tampoco se puede mejorar»? Quizás el primer año te podrás plantear «certificar en IFS» o «tener 0 no conformidades», pero ¿y luego?
Yo empezaría por ver qué datos tenemos de las desviaciones que tienen lugar en la empresa, como las detectadas en auditorías y las de producto no conforme, y en particular las relacionadas con inocuidad como cuerpos extraños. Si de ahí no sacas gran cosa consulta a producción y mantenimiento a ver qué fallos son los habituales. Otra vía es hacer cuantificables los resultados de las inspecciones a fábrica. Asegurate de que sean fieles a la realidad. No os digo cómo se pone CNC cuando ve 12 meses de inspecciones mensuales sin una sola X en la columna de «No cumple». Tener un registro que no refleja la realidad es peor que no tenerlo.
Otra vía interesante es coger cada prerrequisito y preguntarnos si podemos mejorarlo (e interesa hacerlo) en cuanto al número de controles a realizar, su duración o intensificar alguna actividad de verificación asociada. Cuando hayamos revisado todos, pasamos a los PPROs y por último a los PCCs. Cuidadito que esto tiene algo de trampa. Dar más horas de formación al personal puede ser bueno, pero en sí no parece del todo correcto. Mejor sería enunciarlo como «reducir en la sección de platos preparados un 25% el nº de NC asociadas a fallos en Buenas prácticas detectadas en las inspecciones mensuales», y, eso sí, como acción para su consecución escribiríamos «dar más formación al personal de planta».
Por último, algunos ejemplos para ilustrar un poco más lo anterior:
- Reducir a 2 horas los ensayos de trazabilidad.
- Contestar satisfactoriamente todas las reclamaciones de clientes en un plazo máximo de 48 horas.
- Disponer de un 50% de proveedores certificados en normas GFSI.
- Reducir de 2 años a 1 el tiempo que pasa entre dos auditorías a los proveedores de alto riesgo.
- Pasar de 7 a 5 días el tiempo que se tarda en verificar los registros de vigilancia los PPRO y PCC.
- Incrementar en un 30% los análisis de pesticidas en materia prima de origen vegetal.
No se te olvide comunicarlos al personal relevante y hacerlo partícipe. Ayudará a su consecución y además contribuye a la Cultura en Seguridad Alimentaria.
Bueno, se me acaba al tiempo, tengo que cambiar de mano la pesa. Como siempre, un placer echar un cable».
Y hasta aquí podemos leer. Hasta la próxima ocasión. ?
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¡Nos vemos!
Diego.
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